จากผลสำรวจของบริษัทผู้ตรวจสอบบัญชีระดับโลกชี้ให้เห็นว่า ผู้นำทางธุรกิจกว่า 97% เล็งเห็นความสำคัญของการแสดงออกถึงจุดยืนด้านการดำเนินธุรกิจอย่างมีธรรมาภิบาล จริยธรรม และความรับผิดชอบ (integrity) ขององค์กร ซึ่งผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคน ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร คณะกรรมการบริษัท และพนักงานในทุกระดับ ล้วนมีบทบาทสำคัญในการจัดการความเสี่ยงอย่างทันท่วงทีและร่วมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง
ในโอกาสนี้ True Blog ขอชวนไปรู้จักกับ Integrity Hotline หรือ ‘สายด่วนธรรมาภิบาล’ เครื่องมือการดำเนินงานสำคัญที่ช่วยบริหารจัดการความเสี่ยงและยกระดับมาตรฐานด้านธรรมาภิบาลของทรู คอร์ปอเรชั่น
สร้างวัฒนธรรมการ Speak Up
การดำเนินธุรกิจอย่างมีธรรมาภิบาล นอกจากจะเป็นการบริหารความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จที่สำคัญขององค์กรอีกด้วย ทั้งในด้านการรักษาชื่อเสียง การดึงดูดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ ไปจนถึงการทำให้ลูกค้า พนักงาน คู่ค้า และสังคมโดยรวม เกิดความไว้วางใจในองค์กรและแบรนด์
อย่างไรก็ดี การดำเนินธุรกิจอย่างมีธรรมาภิบาลต้องอาศัยการบังคับใช้กฎเกณฑ์ที่เข้มข้น โมเดลบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพและทันท่วงที และการกำหนดโครงสร้างองค์กรที่ส่งเสริมความเป็นอิสระและถ่วงดุลอำนาจ (check and balance) สูงสุด
ภายหลังการรวมธุรกิจ ทรูจึงเพิ่มระดับการดำเนินงานด้านธรรมาภิบาลให้เข้มข้นมากยิ่งขึ้น และได้พัฒนา Integrity Hotline เพื่อเป็นช่องทางในการรับเรื่องร้องเรียนความประพฤติหรือการกระทำของพนักงานที่อาจละเมิดต่อหลักธรรมาภิบาล (Code of Conduct) ของบริษัท ซึ่งเปิดให้ทั้งพนักงานและบุคคลภายนอกสามารถมีส่วนร่วมในการแจ้งเบาะแสได้
ช่องทาง Integrity Hotline นี้เอง เป็นกลไกสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถนำหลักธรรมาภิบาลมาปฏิบัติจริงในองค์กร (Governance in action) พร้อมทั้งขับเคลื่อนวัฒนธรรมที่ส่งเสริมให้พนักงานทุกระดับมั่นใจและใช้ช่องทาง ‘speak up’ หรือรายงานสถานการณ์ที่ไม่ถูกต้องตามหลักจริยธรรม
Whistleblower หยุดยั้งวิกฤต
ก้าวสำคัญสู่การสร้างวัฒนธรรมการ speak up และธรรมาภิบาลที่ดีในองค์กรนั้น คือการให้ความมั่นใจแก่ผู้แจ้งเบาะแสหรือ ‘whistleblower’ ซึ่งเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการช่วยยับยั้งความเสี่ยง และจำกัดความรุนแรงที่อาจลุกลามเป็นวิกฤตได้อย่างทันท่วงที จากเหตุการณ์ทั้งในอดีตและปัจจุบันที่เกิดขึ้นในตลาดทุนล้วนเป็นสิ่งที่สะท้อนถึงบทบาทของ whistleblower และความสำคัญของการมีช่องทางรายงานการละเมิดธรรมาภิบาลที่ไม่เปิดเผยข้อมูลของผู้แจ้งเบาะแส
ปัจจุบัน ช่องทาง Integrity Hotline ของทรู มีผู้เชี่ยวชาญระดับโลกอย่าง EQS Group ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ชั้นนำของยุโรป เป็นผู้ให้บริการ ผ่านมาตรฐาน ISO 27001 ด้านความปลอดภัยของระบบสารสนเทศและข้อมูล มั่นใจได้ว่าข้อมูลของผู้แจ้งเบาะแส หรือ whistleblower จะไม่ถูกเปิดเผยและได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม โดยผู้แจ้งเบาะแสสามารถเลือกได้ว่าจะเปิดเผยตัวตนหรือไม่ และระบบจะไม่เก็บข้อมูลผู้รายงาน ไม่ว่าจะเป็นรหัสพนักงาน รหัสของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการแจ้งเบาะแส หรืออีเมลก็ตาม
มั่นใจใน 4 ขั้นตอนค้นหาความจริง
ความเชื่อมั่น (trust) ยังถือเป็นแก่นสำคัญในการตรวจสอบและถ่วงดุลอำนาจ เพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายมั่นใจได้ ตั้งแต่ระบบต้นทาง กระบวนการ การตีความ ความสมเหตุสมผล ไปจนถึงปัจจัยแวดล้อม ทรูจึงได้กำหนดกรอบการทำงานที่เข้มข้น ชัดเจน เป็นอิสระสูงสุด สอดรับกับเกณฑ์ของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และมาตรฐานระดับโลกอย่างดัชนี Dow Jones Sustainability Index (DJSI) โดยในกรณีที่มีการรายงานสถานการณ์หรือพฤติกรรมที่อาจละเมิดต่อหลักธรรมาภิบาลผ่าน Integrity Hotline ทรูจะมีการดำเนินงานใน 4 ขั้นตอนใหญ่ๆ ได้แก่
ขั้นตอนที่ 1 Risk assessment เป็นการประเมินความน่าเชื่อถือของการรายงานนั้นๆ เพื่อป้องกันการใช้ช่องทาง Integrity Hotline เป็นเครื่องมือในการกลั่นแกล้ง
ขั้นตอนที่ 2 Categorization เมื่อประเมินแล้วว่ารายงานที่ได้รับนั้นมีความน่าเชื่อถือเพียงพอ ทางทีม Investigation จะมีการจัดชั้นความเสี่ยงของรายงานข้อกังวลนั้นตามนโยบายของบริษัท เพื่อบริหารจัดการตามความเหมาะสม โดยมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญดำเนินการตามแต่ละประเภทของความเสี่ยง
ขั้นตอนที่ 3 Fact-finding การตรวจสอบข้อเท็จจริง จะมีการตั้งคณะทำงานเพื่อดำเนินการและพิจารณาโดยเฉพาะ และมีผู้เกี่ยวข้องกับประเด็นนั้นๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการตรวจสอบ โดยดำเนินงานภายใต้ความอิสระ รวมถึงในบางกรณีอาจมีผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกที่มีชื่อเสียงและเป็นอิสระมาดำเนินการ เพื่อป้องกันการเกิดผลประโยชน์ทับซ้อน (conflict of interest) และเพิ่มความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนที่ 4 Filing report เมื่อพิจารณาข้อร้องเรียนเรียบร้อยแล้ว คณะทำงานจะส่งเรื่องต่อให้คณะกรรมการ DAC (Disciplinary Action Committee) เพื่อพิจารณาหาแนวทางที่เหมาะสม ในการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานให้ดีขึ้น รวมถึงพิจารณาบทลงโทษทางวินัย กรณีที่รายงานข้อกังวลนั้นเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามนโยบายบริษัท
มาร่วมกันเป็นหูเป็นตาเพื่อสร้างธรรมาภิบาลที่ดีในองค์กรและตลาดทุน หากผู้ใดพบเห็นสิ่งผิดปกติ สามารถแจ้งเบาะแสได้ที่ https://truecorp.integrityline.com/
มารู้จักระบบเสริมความเข้มแข็งธรรมาภิบาลในบ้านทรู
ภายใต้หลักธรรมาภิบาล ความเป็นอิสระและถ่วงดุลอำนาจ (check and balance) ถือเป็นหัวใจสำคัญในการกำกับดูแลและบริหารความเสี่ยงที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพ ในทางวิชาการจึงได้มีการกำหนดแนวคิด ‘โมเดลสามด่าน’ (Three Lines Model) โมเดลบริหารจัดความเสี่ยงที่ช่วยองค์กรในการระบุโครงสร้างและกระบวนการเพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยตัวโมเดลนั้นสามารถแบ่งออกเป็นสาม ‘ด่าน’ และแต่ละด่านนั้นรับผิดชอบดูแลการบริหารความเสี่ยงในแง่มุมต่างๆ
- ด่านที่ 1 คือหน่วยงานในองค์กรที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการให้แก่ลูกค้า และบริหารจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมดำเนินงานของตน ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานหลังบ้านหรือหน้าบ้าน ซึ่งด่านที่ 1 นั้นขึ้นตรงกับฝ่ายบริหาร (management)
- ด่านที่ 2 คือกลุ่มงานที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการกำกับและบริหารความเสี่ยงของบริษัท หรือเป็นกลุ่มงานที่มีความชำนาญเฉพาะทางที่ไม่ใช่หน่วยงานในด่านที่ 1 โดยมีจุดมุ่งหมายในการยกระดับและบังคับใช้กรอบการบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องในทุกระดับขั้นในองค์กร ซึ่งด่านที่ 2 นั้นขึ้นตรงกับฝ่ายบริหารเช่นเดียวกัน
- ด่านที่ 3 รับผิดชอบโดยฝ่ายตรวจสอบและสืบสวนภายใน (Internal audit and investigation) ซึ่งมีความรู้ความเชี่ยวชาญด้านการบริหารความเสี่ยงและข้อมูลเชิงลึก โดยจะรายงานขึ้นตรงกับคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) อันมีความเป็นอิสระจากฝ่ายบริหาร โดยหนึ่งในหน้าที่สำคัญคือการช่วยเป็นกระบอกเสียงให้แก่ผู้ถือหุ้นส่วนน้อย (minority interest)
แม้ทั้ง 3 ด่านจะมีโครงสร้างการทำงานแยกออกจากกันอย่างชัดเจน แต่ก็มีการทำงานแบบสอดประสานและร่วมมือกัน ภายใต้คณะผู้มีหน้าที่กำกับดูแล (governing body) อย่างสมบูรณ์ ลดช่องว่างและการทับซ้อน ส่งเสริมการถ่วงดุลอำนาจและความเป็นอิสระ
